Logisztika másképp: kiút a gyanús küldemények erdejéből

​Egy vállalat működése annyira hatékony, mint annak a leglassabb, legkevésbé stabil rendszere, munkamenete. Erre kevés jobb példát tudnék találni, mint az egyik ügyfelünk esetét. A cég kisméretű orvosi eszközök gyártásával és forgalmazásával foglalkozik. Amikor megkerestek minket, a legtöbb telephelyük fennakadás nélkül tudta teljesíteni a nagy számú rendelést, részben a már meglévő, stabil logisztikai szoftvereknek köszönhetően, amelyek lefedték a raktárirányítást, a legjobb szállítócég kiválasztását, a küldemények felcímkézését és minden egyéb, szállításhoz szükséges dokumentációt.

Az exportküldeményekkel foglalkozó telephelyük viszont megfeszített munkatempó mellett is alig-alig győzte a munkát, pedig ugyanazokkal a szoftvermegoldásokkal és jól képzett munkaerővel láttak neki a feladatoknak, mint a többi telephely.

Hamarosan kiderült, hogy épp ez a probléma, pont ugyanazokkal, az egyébként stabil, kidolgozott szoftverrendszerekkel kellett megoldják a működést, pedig náluk volt a munkamenetben egy fontos eltérés. A cég ugyanis olyan orvosi eszközöket forgalmaz, amelyek esetében fennáll az illegális használat veszélye. A diagnosztikai laborokban vér frakcionálására használt centrifuga például rossz kezekben akár illegális alapanyagok, robbanószerek előállítására is használható. Így az exportküldemények esetében fontos lépés – emellett pedig törvényi előírás –, hogy töröljék a nem megbízható ügyfelek rendeléseit. Többféle visszaéléssel is számolniuk kell, így ki kell szűrjék a feketelistás cégeket, a megrendelt termékek visszaküldésével üzérkedőket, de legfőképpen a felszerelést illetékteleneknek tovább értékesítő megrendelőket, méghozzá úgy, hogy a világ minden pontjáról futnak be megrendelések.

A szűréshez több típusú, helyi (ez esetben USA-beli) és nemzetközi, hivatalos adatbázist használtak, főként, de nem kizárólag több pénzügyminisztérium szankciólistáit, amelyek összegyűjtötték azon entitásokat, akiknek bizonyos felszereléseket csupán megfelelő körültekintéssel (további vizsgálat után) vagy egyáltalán nem lehet eladni. Ügyfelünk többek között az USA Ipari és Biztonsági Irodájának (BIS) feketelistáját és az EAR-listáját, az atomsorompó-egyezmény előírásait, az amerikai OFAC SDN-t, FinCEN listáját, az ausztrál külügyminisztérium szankciólistáját, a kanadai pénzintézetek főfelügyelői hivatalának listáját, a brit kincstár feketelistáját és bizonyos esetekben a Lloyd listát is figyelembe vette.
​
A dolgozók egy nappal a szállítás előtt kapták meg az aktuális szállítási listát, ahol minden megrendelőt és végső címzettet egyenként, mechanikusan vetettek össze minden egyes releváns szankciólistával és egyéb adatbázissal, mielőtt továbbküldték volna a rendelést címkézésre és szállításra. Ez megközelítőleg alkalmazottanként közel hat munkaórát jelentett naponta úgy, hogy a küldemények elenyésző része, maximum tíz százalék volt valójában gyanús. Emellett problémát jelentett az is, hogy az adatbázisonkénti összehasonlítás nem tette lehetővé, hogy fény derüljön különböző, több listából egyértelművé váló, gyanús kapcsolatrendszerekre, ami a jogszabályi megfelelést is veszélyeztette. A szállítási határidők gyakran csúsztak. A körülmények pedig rossz hatással voltak a munkamorálra is, az alkalmazottak elsődleges feladata ugyanis elsősorban nem a gyanús küldemények monitorozása kellett volna legyen. Megfelelő mennyiségű, erre a feladatra dedikált szakember toborzása, felvétele pedig üzleti szempontból aligha volt megoldható. Így a hibamennyiség növekedése, a csúszások és a visszamenőleges hatósági vizsgálatok egyre csak rontottak a helyzeten.

A mi feladatunk egy olyan egyedi szoftver fejlesztése volt, ami illeszkedik a meglévő rendszerekhez, automatizálja a szűrési folyamatot úgy, hogy a kritikus döntéseket meghagyja a szakembereknek egy könnyen használható felhasználói felületen keresztül. A megoldásunk számos, a szűréshez használt hivatalos és belső, céges lista, adatbázis integrációján alapult. Először mindegyiknek felmértük a szerkezetét, majd készítettünk hozzájuk egy-egy adaptert. Aztán létrehoztunk egy olyan modult, ami a napi küldeménylista minden megrendelőjét és végső címzettjét összevetette a listák tartalmával. Így minden küldemény kapott egy egyezési pontszámot (ahol például a csupán kereszt- vagy vezetéknév egyezése elenyésző pontot ért, de esetleg cégnév és cím, cégnév és név egyezése már magasabb pontszámot adott). Bizonyos szankciólisták találatai pedig nagyobb súlyozással estek latba. A pontozási rendszert a megrendelő szakértelme és tapasztalata alapján alakítottuk ki és állítottuk be.

A listákkal való egyezésen túl egyéb, egyszerű szabályokon és heurisztikán alapuló figyelmeztetéseket is beépítettünk a pontozási rendszerbe. Ennek megfelelően intő jelnek számít például, ha a megrendelő nem céges, hanem magáncímet adott meg, vagy nem egészségügyben tevékenykedik, készpénzes a fizetés az átláthatóbb nemzetközi utalás helyett, a kifizetést egy olyan, harmadik országból indították, ami a megrendelésben nem szerepel, a végső címzett távoli, nehezen ellenőrizhető helyszínen található, az exportdokumentáció hiányos, vagy a szokásosnál jelentősen több rendelés érkezik egy címzettől.

A modul a kritikus értékhatár alatti pontszámot kapó, tehát nem gyanús küldeményeket továbbengedte a szállítás előkészítéséhez. A kritikus értékhatár feletti, gyanús küldeményekről az illetékes kollégák e-mailben és egyéb formában is kaptak értesítést. Ezeket a küldeményeket egy számukra létrehozott felhasználói felületen tudták áttekinteni, ahol a kapott pontszám alapján színkóddal jelezte a rendszer a küldemények kockázati szintjét. A szakembereknek minden gyanús küldemény esetén három lehetőséget biztosított a szoftver: tapasztalatuk és szakértelmük alapján továbbengedhetik a csomagot szállításra, törölhetik a megrendelést vagy visszatarthatják azt további kivizsgálásra. A további kivizsgálást egyebek mellett összetett keresési eszközök és a kapcsolódó e-mailezés követését lehetővé tevő rendszer segítették. Minden továbbengedett csomag a címkenyomtatásra továbbküldött küldemények listájára került. A gyanús küldemények vizsgálatával párhuzamosan történt a szállítás előkészítése, így elkerülhető lett az elakadás, torlódás. Az elutasított küldeményeket egy egyszerű és könnyen kezelhető CSV fájl összesítette, melyet ügyfelünk egy másik, már meglévő, nem általunk fejlesztett szoftvere kezelt tovább a vállalati protokollnak és riportolási kötelezettségnek megfelelően.

A pontozási rendszert és a kockázati szinteket a tesztidőszak alatt finomhangoltuk. Az egyedi üzleti szoftver éles használatával a telephely hatékonysága 62%-kal nőtt. Ez részben annak köszönhető, hogy a szállítmány közel 90%-át kitevő, egyáltalán nem gyanús küldemények emberi beavatkozás, felülvizsgálat nélkül juthatnak el a szállítási szakaszba. Így a szakértőknek már csak körülbelül ötszáz megrendelőt kell átvilágítaniuk a korábbi heti 5000 helyett. A telephely így már probléma nélkül tudja teljesíteni a napi küldemények előkészítését, és ki tudja használni a már meglévő rendszerek kapacitást is.